Slimmer hotelbeheer in de praktijk

Hoe onafhankelijke hotels met slimme keuzes concurreren in een snel digitaliserende markt

Nu technologie en schaalvoordelen steeds vaker het verschil maken in de branche, zoeken zelfstandige hoteliers naar manieren om concurrerend te blijven. Voor onafhankelijke exploitanten is het een uitdaging om bij te blijven, zonder in te leveren op de persoonlijke gastbeleving waarin zij uitblinken. Concierge Company, full-service exploitant van boutiquehotels, vertelt hoe de samenwerking met RoomPriceGenie, leverancier van gebruiksvriendelijke revenue management software, dit mogelijk maakt.

Concierge Company is hoteloperator voor boutiquehotels in Den Haag en Amsterdam. Het bedrijf beheert momenteel vijf hotels, variërend in grootte van 4 appartementen tot 32 kamers, met een totaal van ruim 120 kamers. “Namens de eigenaar beheren wij de hotels van A tot Z,” legt medeoprichter Mirjam van Lelyveld uit. “Van strategie tot operationele uitvoering, inclusief housekeeping, revenue management en technologie – alles is op elkaar afgestemd om de gastreis 100 procent kloppend te maken.” De hotels zijn klein van schaal, maar groot in karakter. “Elke kamer is uniek ingericht en gasten vinden hier altijd een persoonlijk kaartje. Dankzij de combinatie van een eigen pantry en samenwerkingen met lokale ondernemers voor bijvoorbeeld ontbijt, creëren we een complete ervaring met veel vrijheid en comfort.”

In de werkwijze van Concierge Company speelt technologie een cruciale rol. “We zijn een relatief klein team dat een groeiend aantal hotels beheert. Daarom is automatisering geen luxe, maar noodzaak,” aldus Van Lelyveld. “We bouwen ons systeem als een ecosysteem waarin alles – van PMS tot mobiele sleutels – naadloos samenwerkt.”

Van reactief naar proactief revenue management

Tot enkele jaren geleden werd revenue management binnen het bedrijf grotendeels handmatig gedaan. “Veel van onze klanten of eigenaren werkten met vaste tarieven of Excel-sheets. Dat gaf weinig grip op marktbewegingen,” vertelt mede-eigenaar Gijs Hoff. “Door RoomPriceGenie te implementeren, combineren we onze kennis met slimme software. Zo kunnen we scherp blijven, terwijl we op volume inmiddels een serieuze speler zijn geworden.”

Volgens Hoff was de eenvoud en de persoonlijke ondersteuning van RoomPriceGenie doorslaggevend. “De software werkt goed samen met ons PMS, is gebruiksvriendelijk én het team achter het product denkt actief mee. Dat geeft vertrouwen.”

Resultaten die zichtbaar zijn

De implementatie verliep volgens business developer Daphne Roorda “vlot en intuïtief.” Binnen korte tijd was het systeem operationeel en werden de eerste effecten zichtbaar. “We zagen direct hogere kamerprijzen en een stijging in de ADR. De prijsstrategie kan worden aangepast per hotel, met ruimte om minimum- en maximumprijzen in te stellen. Ook bepalen we per locatie – bijvoorbeeld stadshotels versus strandhotels – hoe agressief we in bepaalde periodes willen prijzen. Die flexibiliteit is goud waard.”

Ook op dagelijkse operationele schaal merkt het team verschil. Roorda: “Ik besteed nu per dag ongeveer een half uur tot drie kwartier aan RoomPriceGenie, voor alle hotels. Vroeger moesten we handmatig bijsturen – nu gebeurt dat grotendeels automatisch.” Hoff vult aan: “Het systeem beschermt ons vooral tegen gemiste kansen. We worden niet meer verrast door lokale pieken in de vraag.” RoomPriceGenie biedt tegelijkertijd ook ruimte voor handmatige correctie. “Toen de NAVO-top werd aangekondigd konden wij alvast ingrijpen in de prijsstelling” zegt Roorda.

Technologie die ondersteunt, niet overneemt

Sarah Waterloo, Business Development Manager BeNeLux bij RoomPriceGenie, herkent veel van deze ervaringen. “Een veelvoorkomende misvatting is dat automatisering betekent dat je de controle verliest. Maar het tegenovergestelde is waar. Ons systeem ondersteunt, maar de hotelier houdt altijd de regie.”

RoomPriceGenie onderscheidt zich van traditionele revenue managementsystemen door de jarenlange revenue managementervaring en persoonlijke benadering. “We zijn ontworpen voor hotels van elke schaal. Onze gebruikers variëren van onervaren hotelmanagers tot doorgewinterde revenue experts” zegt Waterloo. De prijsbepaling is gebaseerd op realtime data zoals pick-up snelheid, bezettingsgraad, lokale evenementen en marktdynamiek. “We geven twaalf keer per dag een update, zodat de prijsstrategie continu meebeweegt met de markt.”

De samenwerking met grotere hotelgroepen zoals Concierge Company vraagt om een afgestemde aanpak. Waterloo: “We starten altijd met een persoonlijke onboarding en blijven betrokken via strategische feedbackmomenten. Zelfs in een deels geautomatiseerde werkwijze willen veel hoteliers toch kunnen ingrijpen. Ons systeem biedt daar ruimte voor – volledig automatisch of hybride.”

De volgende stap

De positieve ervaringen hebben ertoe geleid dat Concierge Company ook voor het nieuwste hotel – met 20 kamers aan het strand – opnieuw kiest voor RoomPriceGenie. Sarah Waterloo: “Voor veel hoteliers voelt de overstap naar automatisering als een grote stap, maar het is juist een manier om rust en overzicht te creëren. De tijd die je bespaart, kun je investeren in wat echt telt: een sterke strategie en een optimale gastbeleving.”