Hoe verbouw je de tent zonder kopzorgen?

Tips voor hoteleigenaren

Wanneer een hotel aan renovatie toe is, rijst de vraag: hoe zorg je ervoor dat de verbouwing soepel verloopt, zonder de gastervaring te verstoren? Robin Albersen, oprichter van Building Retail, en Hannelore Schultz, projectmanager, delen hun inzichten uit eerdere projecten. Met een achtergrond in zowel retail- als hospitalityrenovaties weten ze hoe belangrijk het is om verbouwingsprojecten klantvriendelijk en efficiënt te laten verlopen.

Albersen legt uit dat hun proces echt begint bij het allereerste gesprek met de klant. “We starten met een uitgebreide inventarisatie van de wensen en eisen van het hotel,” zegt hij. “Hieruit ontstaat een programma van eisen dat vervolgens wordt vertaald naar een ontwerp. Daarna zorgen we ervoor dat alle benodigde vergunningen en eventuele subsidies tijdig worden aangevraagd, zodat er geen vertraging ontstaat in het proces.” 

Goede voorbereiding

Volgens Albersen is een goede voorbereiding de sleutel tot succes. “Wat wil je precies gedaan hebben? Wat is de doelstelling van de verbouwing? Is dat vanwege verouderde installaties, een nieuw concept of iets anders? Wij zitten vanaf moment één aan tafel om het budget te bewaken,” legt hij uit. “Op die manier kunnen we meedenken en voorkomen dat er terug naar de tekentafel moet worden gegaan, omdat het ontwerp niet haalbaar blijkt binnen het budget.”

Hannelore Schultz benadrukt het belang van een strakke mijlpalenplanning. “We werken met een zeer gedetailleerde planning, waarin we terugrekenen vanuit de opleverdatum,” vertelt ze. “Dit betekent dat we precies kunnen bepalen wanneer elk onderdeel klaar moet zijn, inclusief de levertijden van materialen. Door deze aanpak kunnen we de verbouwing zo efficiënt mogelijk laten verlopen.” Deze strakke planning maakt het mogelijk om zelfs bij onvoorziene omstandigheden flexibel te blijven. “Er kan altijd iets misgaan, zoals vertragingen in de levertijd,” zegt Schultz. “Maar door onze aanpak kunnen we meestal snel schakelen en oplossingen vinden, zodat de impact op het project minimaal blijft.”

Communicatie

Een ander belangrijk aspect is communicatie, zowel met de opdrachtgever als met de bouwpartners. “We houden de lijnen kort, zodat we snel kunnen schakelen bij onverwachte situaties,” vertelt Schultz. “Het netwerk van bouwpartners waar we mee samenwerken, is zorgvuldig opgebouwd. Sommige van deze partners werken al vijftien tot zestien jaar met ons samen,” voegt Albersen toe. “Ze kennen onze werkwijze en weten hoe belangrijk het is om flexibel te zijn en kwaliteit te leveren, zodat we overlast voor gasten zoveel mogelijk kunnen minimaliseren.”

Building Retail past methoden toe die oorspronkelijk zijn ontwikkeld voor retailrenovaties nu ook steeds meer toe in de hospitalitysector. “We breken grote projecten op in kleinere fasen, zodat een deel van het hotel operationeel kan blijven terwijl een ander deel wordt aangepakt”, zegt Albersen. “Het feit dat we binnenkort starten met een grootschalige renovatieopdracht voor een bekende hotelketen laat zien dat onze aanpak gewaardeerd wordt.”
Een belangrijke trend die Albersen ziet, is dat hotels steeds meer elementen uit de retail overnemen, zoals de presentatie van ruimtes en het gebruik van verlichting om sfeer te creëren. “Denk aan slimme lichtplannen die verschillende sferen kunnen creëren, afhankelijk van het moment van de dag of de functie van de ruimte.”

Levertijden en oplevering

Daarnaast speelt duurzaamheid een belangrijke rol in de werkwijze van Building Retail. “We proberen materialen te hergebruiken en de afvalproductie te minimaliseren,” vertelt Albersen. “Door onze brede ervaring weten we ook wat de marktprijzen zijn en hoe deze fluctueren, bijvoorbeeld na de coronacrisis. We houden rekening met langere levertijden of prijsstijgingen van grondstoffen, zodat we onze klanten zo goed mogelijk kunnen adviseren.” Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar helpt ook de kosten te drukken. Zo zorgen Albersen en Schultz voor een renovatieproces waarbij klanttevredenheid, kwaliteit en duurzaamheid voorop staan.

Schultz voegt hieraan toe dat de afronding van een project net zo belangrijk is als de uitvoering. “Een oplevering is geen afronding,” zegt ze. “Wij blijven betrokken tot alles naar tevredenheid is afgerond, ook na de officiële oplevering. Liever doen we drie extra bezoeken om alles netjes af te ronden dan dat we een slechte indruk achterlaten. Gasten en opdrachtgevers onthouden vooral hoe we met hen omgaan, niet alleen het eindresultaat.” Schultz legt verder uit dat een goede afronding veel meer inhoudt dan simpelweg het afvinken van een checklist. “We zorgen ervoor dat elke opleverpunt daadwerkelijk wordt afgehandeld, en we luisteren naar de feedback van de klant om aanpassingen te doen waar dat nodig is,” zegt ze. “Dit betekent dat we vaak meerdere keren terugkomen, totdat alles precies is zoals de klant het wil. We willen geen losse eindjes achterlaten, want dat heeft een grote invloed op de herinnering die klanten aan ons overhouden. Daarom plannen we altijd opvolgbezoeken na de oplevering, zodat iedereen volledig tevreden is en we eventuele restpunten kunnen aanpakken.” Schultz benadrukt dat deze extra stappen essentieel zijn voor het creëren van langdurige relaties met klanten. “Het gaat er niet alleen om dat het werk technisch goed is afgerond, maar ook om de service en de manier waarop we klanten ondersteunen tijdens en na het project.”  

5 tips voor een succes-volle hotelrenovatie:

• Goede voorbereiding is alles: Bepaal van tevoren duidelijk de doelstellingen van de verbouwing en betrek experts zoals projectmanagers vroeg in het proces om het ontwerp en budget op elkaar af te stemmen.
• Werk in fasen: Door de renovatie op te delen in kleine, beheersbare delen, kunnen delen van het hotel operationeel blijven. Dit vermindert de impact op gasten en zorgt voor een efficiënter proces.
• Flexibele planning: Houd rekening met de dagelijkse routines van de gasten. Plan lawaaierige werkzaamheden op momenten dat gasten er het minst last van hebben, bijvoorbeeld na het ontbijt of tijdens daluren.
• Communiceer duidelijk: Zowel met het personeel als met de gasten. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er te wachten staat, zodat verrassingen tot een minimum beperkt blijven.
• Duurzaamheid in elke stap: Denk na over hergebruik van materialen en innovatieve technieken om overlast te minimaliseren en kosten te besparen.