Krijg grip op je hotel

Totaaloplossing voor de bedrijfsvoering

De hotelwereld kent het verhaal inmiddels wel. Digitale sleutels of Wallet Keys zijn in opmars, energiebesparing staat hoog op de agenda en de slimme hotelkamer is al jaren onderwerp van gesprek. Toch schuift de markt nu een fase verder. Niemand leest nog graag een verhaal dat opnieuw uitlegt dát digitale toegang bestaat. De echte vraag is inmiddels veel zakelijker: welke technologie levert in de praktijk minder frictie op, meer operationele rust en aantoonbaar meer grip op energie in het hotel?

Precies op dat punt wordt het verhaal van Vingcard interessant. Niet omdat Wallet Keys en EMS (Energy Management System) of GRMS (Guest Room Management System) als losse begrippen nieuw zijn, maar omdat de toepassing volwassener wordt. Waar hoteltechnologie eerder vaak bleef hangen in functionaliteit, draait het nu om adoptie, eenvoud en samenhang. Dat maakt het verschil tussen een slimme oplossing op papier en een oplossing die de hotelbedrijfsvoering daadwerkelijk sterker maakt.

“Technologie moet niet losstaan van de operatie”, zegt Jeroen Coesmans, Managing Director  bij Vingcard / ASSA ABLOY Global Solutions Benelux.  “De waarde ontstaat pas wanneer het hotelteam er efficiënter door werkt en de gast een soepeler verblijf ervaart.”

Toegangscontrole moet verdwijnen 

Dat klinkt misschien paradoxaal, maar goede toegangscontrole hoort juist niet op te vallen. Hoe minder aandacht een gast eraan hoeft te besteden, hoe beter het systeem werkt. Daar zit meteen de kracht van Wallet Keys. Deze zitten niet verstopt in een aparte hotelapp waar de gast eerst nog doorheen moet klikken, maar komt terecht in een omgeving die al vertrouwd is: de digitale wallet op de smartphone. Vervolgens is enkel de telefoon bij het slot houden voldoende, hiervoor hoeft men zelfs niet de telefoon te ontgrendelen. 

Dat lijkt een klein detail, maar operationeel is het dat allerminst. Veel hoteliers hebben al gezien dat digitale sleutels technisch prima kunnen werken, maar dat gebruik achterblijft zodra de route te omslachtig is. Elke extra stap verlaagt de kans op adoptie. Precies daarom is de verschuiving naar  de digitale wallet relevant. Niet omdat het concept van mobile access nieuw is, maar omdat de drempel voor daadwerkelijk gebruik lager wordt.

Voor de gast betekent dat minder gedoe bij aankomst. Voor het hotel betekent het minder afhankelijkheid is van fysieke keycards, minder druk op de receptie en minder verstoringen in de dagelijkse operatie. Tevens kan men een digitale sleutel gemakkelijk updaten voor bijvoorbeeld een late check-out.  Toegangstechniek wordt daarmee geen gadget, maar een logisch onderdeel van een efficiënter werkproces.

“Gebruiksgemak is doorslaggevend”, zegt Coesmans. “Als de techniek intuïtief werkt, stijgt de acceptatie en zie je ook sneller effect in de operatie.”

Meer dan losse innovaties

Dat raakt meteen aan een bredere ontwikkeling. Veel hotels willen digitaliseren, maar merken dat losse tools niet automatisch een betere operatie opleveren. Een digitale sleutel, een slimme thermostaat en een paar sensoren vormen nog geen samenhangend systeem. Pas wanneer technologie met elkaar communiceert, ontstaat echte sturingsinformatie.

Daarom krijgt de combinatie van toegangstechniek met EMS en GRMS steeds meer gewicht. Wie alleen naar het slot kijkt, kijkt te klein. De echte winst zit in de koppeling tussen toegang, bezetting, comfort en energieverbruik. Zodra systemen op elkaar reageren, ontstaat er een hotelkamer die niet alleen slimmer voelt voor de gast, maar ook slimmer werkt voor de exploitatie.

Dat maakt de stap naar hotel digitaliseren zakelijk interessanter. Niet omdat een hotel per se zo innovatief mogelijk wil lijken, maar omdat technologie eindelijk direct bijdraagt aan betere processen,  besparing en meer voorspelbaarheid in de operatie.

Grip op energie in het hotel begint met real-time inzicht

Juist op energievlak is die verschuiving hard nodig. Veel hoteliers zoeken naar duurzame hotel bedrijfsvoering, maar stuiten op een bekend probleem: besparen is eenvoudig als slogan, veel lastiger in uitvoering. Een kamer verbruikt immers niet op papier, maar in real-time. En real-time vraagt om systemen die voortdurend kunnen schakelen op basis van aanwezigheid, gebruik en status.

Daar komen EMS en GRMS om de hoek kijken. Energiemanagementsystemen (EMS) helpen je het energieverbruik te monitoren én te minimaliseren met slimme regelapparatuur voor stroom, klimaat en verlichting. Guest Room Management Systems (GRMS) maken het mogelijk om instellingen moeiteloos af te stemmen op de voorkeuren van gasten, met volledig aanpasbare kamerbediening en bedieningspanelen. Zo verminder je energieverspilling, verlaag je de operationele kosten en ondersteun je duurzaamheidsdoelen,  zonder in te leveren op comfort of dat er complexe systeemingrepen nodig zijn.

Voor hoteliers is dat een wezenlijk verschil. Duurzame hotelbedrijfsvoering draait namelijk niet om bezuinigen ten koste van de gastbeleving. Het draait om preciezer sturen. Een lege kamer hoeft niet volledig actief te blijven. Een bezette kamer moet juist comfortabel aanvoelen, zonder onnodig verbruik. Dat vraagt niet om een losse maatregel, maar om een systeemaanpak.

“De grootste stap vooruit zit in de samenhang”, zegt Coesmans. “Pas wanneer toegang, kamersturing en operationele data elkaar versterken, haal je er als hotel echt rendement uit.”

Van techniek naar exploitatievoordeel

Daarmee verschuift het gesprek ook van technologie naar exploitatie. Dat is uiteindelijk waar de meeste hoteliers op aanhaken. Minder frictie aan de balie. Minder handmatige handelingen. Beter inzicht in kamerstatus. Scherper energiebeheer. Meer rust voor teams. Dat zijn geen abstracte innovaties, maar tastbare voordelen in een markt die onder druk staat door kostenstijgingen, personeelstekorten en hogere gastverwachtingen.

Juist daarom verdient dit onderwerp opnieuw aandacht. Niet omdat de sector de termen nog niet kent, maar omdat de praktische betekenis ervan verandert. Wat eerst vooral interessant klonk, begint nu op operationeel niveau echt waarde te leveren.