Notiz Hotel maakt de digitale kamersleutel onderdeel van zowel de gastreis als het hospitalityonderwijs

De hotelkamer opent steeds vaker vanuit de wallet

Geen keycard meer uit je portemonnee halen, maar de hotelkamer en andere ruimtes op locatie openen met een telefoon of smartwatch. Notiz Hotel in Leeuwarden behoort tot de eerste hotels in Nederland die digitale wallet keys inzetten. Achter het ogenschijnlijk eenvoudige tikje tegen het slot gaat een cloudgebaseerd toegangssysteem schuil. Voor dit leerhotel is dat niet alleen een investering in de gastreis, maar ook in de expertise van een nieuwe generatie hospitalityprofessionals.

Al decennialang hoort bij de hotelreceptie een vast ritueel: inchecken, een keycard ontvangen en ervoor zorgen dat je de kaart tijdens je verblijf niet kwijtraakt of vergeet mee terug te nemen naar de kamer. Notiz Hotel, gevestigd op de campus van NHL Stenden in Leeuwarden, laat zien hoe snel dat ritueel kan veranderen. Gasten kunnen hun kamersleutel nu opslaan in de digitale wallet op hun smartphone of smartwatch en daarmee rechtstreeks de deur openen, zonder dat zij een aparte mobiele app hoeven te downloaden.

De technologie past bij de dubbele functie van Notiz. Het is een modern fullservicehotel voor echte gasten, maar tegelijkertijd een leeromgeving waar studenten onder meer ervaring opdoen bij de frontoffice, housekeeping, sales, marketing, revenue en hospitality technology. Daardoor kijkt de organisatie verder dan de vraag of een nieuw systeem vandaag simpelweg goed werkt. De technologie moet ook laten zien hoe het hospitalityvak zelf zich ontwikkelt.

Verwachtingen verschuiven

“Technologie ontwikkelt zich en de verwachtingen van gasten veranderen”, zegt Kashif Mahmood, Hoofd IT & Innovatie bij NHL Stenden Hospitality Group. Ongeveer tien jaar geleden begon het hotel met oplossingen van Vingcard als onderdeel van een bredere modernisering van de bedrijfsvoering. Verschillende systemen werden getest. Volgens Mahmood gaf de combinatie van beveiliging, schaalbaarheid en gebruiksgemak uiteindelijk de doorslag.

De nieuwste stap bestaat uit drie onderdelen die als één toegangsoplossing samenwerken: Vostio Access Management, digital wallet keys en elektronische Vingcard Essence-sloten. Vostio beheert de toegang vanuit de cloud en is gekoppeld aan het propertymanagementsysteem. Daardoor hoeft het hotel geen lokale server voor het toegangsbeheer te onderhouden en worden automatische software-updates centraal uitgevoerd.

Voor medewerkers zit het voordeel vooral in eenvoud. “Vostio maakt het incheckproces gemakkelijker. Een gastensleutel is heel eenvoudig aan te maken”, zegt Mahmood. “Dat leidt tot een soepeler check-in en check-out en uiteindelijk tot een betere gastervaring.” De digitale sleutel krijgt alleen de juiste toegangsrechten voor de duur van het verblijf. Ook worden geavanceerde encryptie en beveiligde communicatiekanalen gebruikt om de toegangsgegevens te beschermen. Een fysieke keycard blijft beschikbaar voor gasten die daar de voorkeur aan geven.

Een sleutel in de wallet

De wallet key brengt de digitale kamersleutel naar een omgeving die veel reizigers al dagelijks gebruiken voor betaalpassen, tickets en instapkaarten. Daardoor hoeft de gast niet telkens een aparte hotelapp te openen om de kamer binnen te gaan. De telefoon of smartwatch bij de lezer houden volstaat. Dat maakt de stap naar mobiele toegang kleiner en vermindert de afhankelijkheid van een plastic keycard.

Mahmood noemt wallet keys “een gamechanger. Ze sluiten aan bij de manier waarop gasten tegenwoordig leven en reizen, en bij hun verwachting van een contactloze gastreis.” Die contactloosheid is voor hem geen doel op zichzelf. De werkelijke waarde zit in minder handelingen op momenten waarop de gast vooral verder wil: bij aankomst, na een lange dag in de stad of wanneer de handen vol bagage zijn.

Voor hotels raakt mobiel toegangsbeheer daarmee meerdere thema’s tegelijk. Het kan wachttijd en handelingen aan de receptie verminderen, het aantal uitgegeven keycards terugdringen en gasten meer regie geven. Tegelijkertijd vraagt de invoering om een goede afstemming tussen het PMS, het toegangsbeheerplatform, de sloten en de werkprocessen. Een digitale sleutel is pas echt gemakkelijk wanneer de technologie achter de schermen naadloos samenwerkt.

Techniek uit het zicht

Tijdens de recente renovatie koos Notiz Hotel voor Vingcard Essence-sloten. De elektronische componenten en de technologie voor mobiele toegang zijn grotendeels in de deur zelf ondergebracht. Daardoor blijft aan de buitenzijde alleen een kleine, ingetogen lezer zichtbaar. “We zochten elektronische sloten die bij het vernieuwde interieur pasten”, zegt Mahmood. “Het minimalistische, strakke en elegante ontwerp sloot daar goed bij aan. Er is nauwelijks zichtbare hardware, terwijl het systeem gemakkelijk te onderhouden en goed beveiligd is.”

Dat ontwerpdetail is tekenend voor de richting waarin hoteltechnologie zich beweegt. Gasten verwachten dat systemen intuïtief werken, maar willen zo min mogelijk van de technologie zelf zien. Een deurslot wordt daarom niet langer alleen beoordeeld op veiligheid en betrouwbaarheid, maar ook op hoe goed het past bij het interieur en de totale gastbeleving. Bovendien zijn de nieuwe sloten in een “online” omgeving ondergebracht. Dat biedt veel operationele voordelen en tilt het beveiligingsbeheer naar een nog hoger niveau. Zo kunnen de loggegevens van de sloten op afstand worden uitgelezen en wordt een waarschuwing afgegeven als een deur onnodig open blijft staan of als iemand deuren probeert te openen met een verloren keycard.

Hotel als living lab

Voor Notiz eindigt het project niet bij de hotelkamerdeur. De samenwerking met Vingcard maakt van het hotel ook een living lab, waar nieuwe producten, die zich vaak nog in de laatste ontwikkelingsfase bevinden, in de praktijk kunnen worden getest. Daardoor komen studenten tijdens hun opleiding in aanraking met technologie die in veel hotels nog aan het begin van de adoptie staat.

Jeroen Coesmans, Managing Director bij Vingcard Benelux, noemt juist die onderwijsrol bijzonder waardevol. Hij spreekt zijn waardering uit voor de visie van Notiz om studenten met de nieuwste hoteltechnologie op te leiden. Voor de leverancier levert de samenwerking bovendien al in een vroeg stadium inzichten op uit een operationeel hotel, waar gasten, medewerkers en studenten dagelijks met de nieuwste oplossing werken.

“Onze studenten ervaren de nieuwste technologie al voordat ze afstuderen”, zegt Mahmood. “Dat laat zien hoe een sterke samenwerking tussen bedrijfsleven en onderwijs innovatie kan aanjagen.” Daarmee maakt Notiz niet alleen de eigen aanpak van de toegang tot hotelkamers toekomstbestendig; het hotel maakt ook de professionals van morgen vertrouwd met een gastreis waarin de sleutel steeds vaker digitaal, onzichtbaar en vanzelfsprekend is.