Selfservice kiosken versterken beleving bij HUP Hotel

Innovatie in gastvrijheid

Het sportieve hotel HUP in Mierlo heeft recent een stap naar modernisering gezet met de introductie van selfservice kiosken van het Nederlandse bedrijf Enzosystems. Deze technologie biedt gasten de mogelijkheid om zelfstandig in te checken, waardoor wachttijden bij de receptie worden verkort. “Met deze kiosken hebben we een balans gevonden tussen technologie en gastvrijheid,” zegt general manager Mark Oidtmann.

Hotel HUP richt zich zowel op families als op zakelijke gasten en beschikt over uitgebreide sport-, wellness- en ontspanningsfaciliteiten. Efficiëntie en gastvrijheid zijn dan ook van groot belang. “Onze gasten willen vanaf het moment van aankomst gebruikmaken van de faciliteiten,” legt Oidtmann uit. Op drukke dagen, zoals tijdens de herfstvakantie, ontvangt het hotel tot wel 450 gasten. “We beschikken over 149 kamers, maar door onze familiekamers en kamers waarin een extra bed kan worden geplaatst, hebben we vaak een grote bezetting. Daardoor ontstonden op drukke momenten wachtrijen in de lobby. We zochten naar een oplossing die zowel gastvrijheid als efficiëntie zou verhogen, zonder dat extra personeel nodig was.”

De voordelen van selfservice

“We combineren hospitality met technologie door het gebruik van vier kiosken van Enzosystems, terwijl er altijd een medewerker bij de selfcheck-inbalie aanwezig is”, vervolgt Oidtmann. “Het is voor ons echt een toevoeging, maar geen verplichting voor onze gasten.” De selfservice kiosken van Enzosystems zijn volledig geïntegreerd in het PMS-systeem van het hotel, wat zorgt voor een soepel en gebruiksvriendelijk proces. Gasten kunnen hun gegevens zelfstandig invoeren, betalen en hun kamersleutel ontvangen.

Sommige gasten kiezen voor selfservice, terwijl anderen de voorkeur geven aan het traditionele incheckproces, vooral bij speciale verzoeken zoals contante betalingen. Dankzij het hybride model dat Hotel HUP gebruikt, kan het inspelen op de wensen van verschillende typen gasten. Volgens Oidtmann sluit de technologie goed aan bij de veranderende verwachtingen van gasten. “Steeds meer mensen zijn gewend aan selfservice, zoals bij fastfoodketens en luchthavens,” zegt hij. “Onze kiosken bieden deze optie, zonder de druk op onze medewerkers te verhogen.” De selfservice-aanpak maakt het mogelijk om de personeelsinzet in de lobby anders in te delen. Hierdoor kunnen medewerkers zich richten op de persoonlijke ontvangst en ondersteuning van gasten, wat zowel de efficiëntie als de beleving ten goede komt.

Aanpassingen voor personeel en gastbeleving

De introductie van de kiosken betekende een verandering voor het team, vooral voor de front office. Medewerkers moesten zich vertrouwd maken met de nieuwe technologie en wennen aan hun veranderende rol. “Wanneer je een nieuwe technologie implementeert, is het belangrijk om het personeel hier vanaf het begin bij te betrekken en de voordelen duidelijk te maken,” zegt Oidtmann. “Na verloop van tijd zagen we dat de acceptatie toenam naarmate medewerkers de voordelen van de kiosken ervoeren. Nu denken ze mee over verdere optimalisaties.”

De keuze voor de kiosken van Enzosystems was voor HUP weloverwogen. “Voor ons was doorslaggevend dat dit een Nederlands bedrijf is, met meer dan 30 jaar ervaring. Met Enzosystems hebben we voor een betrouwbare partner gekozen,” benadrukt Oidtmann. “Zij hebben met ons verschillende andere hotels bezocht om te zien hoe zij werken met de kiosken. Daarnaast maken de directe communicatie en goede dienstverlening de samenwerking prettig. Samen hebben we het proces efficiënt kunnen opzetten. Het duurde even om de communicatie tussen de kiosken en PMS systeem Opera te optimaliseren, maar nu werkt het uitstekend.”

Balans tussen gastvrijheid en technologie

De selfservice kiosken bij HUP in Mierlo laten zien hoe technologie gastvrijheid kan ondersteunen. Wachttijden worden verkort en medewerkers krijgen meer ruimte om zich op persoonlijke ontvangst te richten. “We zijn blij dat ze er staan. De kiosken hebben we ingebouwd in een meubel, om er op een bijzondere manier aandacht aan te geven. Je ziet dat sommige gasten er al vanzelf naartoe lopen en niet meer zoeken naar een persoon. Het is geen hogere wiskunde, dus iedereen kan zo makkelijk inchecken. Onze medewerkers kunnen hun tijd dan juist besteden aan onze gasten en hun kinderen.”