‘Betere gastervaring en meer omzet’

Geïntegreerde Meeting & Events-module in PMS biedt veel voordelen

Voor het middensegment van de hotellerie gaat het afhandelen van Meeting & Events (M&E) vaak niet zonder problemen. Er is geen aparte banquet reservations-afdeling die vergaderzalen en events voor zijn rekening neemt en als hotelpersoneel naast het gebruikelijke property managementsysteem – kortweg PMS – moet werken met een separate M&E-oplossing zorgt dat vaak voor verwarring en fouten. Het bedrijf VIPS PMS biedt uitkomst door als één van de eerste cloud-based PMS-systemen een uitgebreide Meeting & Events-module te incorporeren.

Met het bestaande VIPS CloudPMS was het beheren van reserveringen, facturatie, gastencommunicaties en revenu management al heel eenvoudig, en het afgelopen jaar heeft het bedrijf hard gewerkt aan een uitbreiding met een geïntegreerde M&E-module. Hiermee wordt het mogelijk om vergaderzalen en events rechtstreeks te boeken vanuit het PMS. “Deze benadering is niet alleen kostenefficiënt, maar biedt ook operationele voordelen doordat hoteliers nu nog maar met één systeem hoeven te werken”, zegt Bert-Jan Evers, Director of Sales Benelux van VIPS PMS. 

Consistentere gastervaring

Volgens Evers levert het incorporeren van de M&E-module in het PMS nog veel méér voordelen op: “Het geïntegreerde Meeting & Events schept overzicht en efficiëntie voor het hotelpersoneel; daardoor komt er bij hen meer tijd en energie vrij voor andere zaken, waaronder verkoop. In de praktijk hebben hotels in het middensegment namelijk veelal niet de middelen voor een aparte banquet reservations-afdeling en hebben medewerkers vaak meerdere petten op. Met onze nieuwe oplossing krijgen medewerkers zoals gezegd meer overzicht over alles wat er moet gebeuren voor een event; daardoor kunnen zij ook kwalitatief betere events neerzetten met een consistentere ervaring voor de gast. Dat laatste is ook mogelijk dankzij het uitgebreide karakter van de Meeting & Events-module, met onder meer overzicht van hotel- en M&E-reserveringen, online groepsregistratie, en uiteraard function sheets, algemeen of per afdeling.”

Soepele financiële afhandeling

Een ander pluspunt van een ingebouwde Meeting & Events-oplossing is dat daarmee de financiële afhandeling van events aanzienlijk wordt versoepeld, vervolgt Evers: “Alles wordt op één plek bijgehouden. Dat bespaart niet alleen veel tijd, maar biedt ook de optie tot interessante financiële inzichten. Al met al zorgt deze uitbreiding van ons PMS enerzijds voor een betere gastervaring, terwijl het anderzijds ongetwijfeld tot een omzetverhoging kan leiden omdat het hoteliers in staat stelt om efficiënter te opereren.”